uFlow Digital LogoKanzleigedächtnisby uFlow Digital

Die Kanzleiplattform für Fristen, Belege und Mandanten­kommunikation.

Das Kanzleigedächtnis ordnet jede E-Mail, jeden Anruf und jede Notiz der richtigen Mandantenakte zu. Es überwacht Zahlungs- und Abgabetermine und fordert fehlende Belege automatisch an. Ihr Team sieht jederzeit den aktuellen Stand jedes Mandats.

  • Arbeitet neben DATEV
  • Hosting in der EU
  • DSGVO-konform
  • Einführung in drei Wochen
Seit 2023 im EinsatzÜber 50 Unternehmen arbeiten mit unseren SystemenKanzleien in Hessen, NRW, Sachsen und Bayern★★★★★ 5,0 bei GoogleSeit 2023 im EinsatzÜber 50 Unternehmen arbeiten mit unseren SystemenKanzleien in Hessen, NRW, Sachsen und Bayern★★★★★ 5,0 bei GoogleSeit 2023 im EinsatzÜber 50 Unternehmen arbeiten mit unseren SystemenKanzleien in Hessen, NRW, Sachsen und Bayern★★★★★ 5,0 bei GoogleSeit 2023 im EinsatzÜber 50 Unternehmen arbeiten mit unseren SystemenKanzleien in Hessen, NRW, Sachsen und Bayern★★★★★ 5,0 bei Google

Ausgangslage

Die Informationen sind vorhanden. Nur nicht an einer Stelle.

In den meisten Kanzleien verteilt sich der Stand eines Mandats auf mehrere Systeme und Personen. Das kostet Zeit bei jeder Rückfrage und jeder Vertretung.

Mitarbeiter fordern Belege und Zahlungen per E-Mail nach, oft mehrfach, statt fachlich zu arbeiten.

Der letzte Stand eines Mandats steht in Outlook, in DATEV, auf Notizzetteln und im Kopf einzelner Kollegen.

Welche Fristen, Belege und Aufgaben kanzleiweit offen sind, sehen Sie als Inhaber nur mit Aufwand.

Plattform

Ein System für alles, was neben der Beratung anfällt.

Mandantenakte, Fristenkontrolle, Belegmanagement, Aufgaben und Mandantenportal greifen ineinander. DATEV bleibt Ihr Fachsystem.

Produkt

So arbeitet Ihr Team mit dem Kanzleigedächtnis.

Der Tagesstand der Kanzlei: offene Belege, anstehende Fristen und neue Eingänge.

kanzlei.uflowdigital.de/check-in

Check-in

Tagesstand der Kanzlei

Offene Belege

23

bei 9 Mandanten

Fristen diese Woche

14

davon 3 überfällig

Erinnerungen versendet

7

E-Mail und Anruf

Automatisch zugeordnet

42

E-Mails und Anrufe

Zuletzt zugeordnet

Mail von e.musterfrau@… → Erika Musterfrau · automatisch zugeordnet
Anruf von +49 6002 … → Max Mustermann GmbH · automatisch zugeordnet
Mail von info@… → Beispiel Bäckerei e.K. · automatisch zugeordnet

Erstgespräch · 30 Minuten

Sehen Sie sich das System mit Ihren eigenen Abläufen an.

Ablauf

Vom Posteingang in die Mandantenakte.

1

Eingang erfassen

E-Mails, Anrufe, Uploads aus dem Mandantenportal und Notizen werden an einer Stelle erfasst.

Eingehender Anruf · 19:48 Uhr

Eingehender Anruf

Kanzleigedächtnis nimmt an · Außerhalb der Telefonzeiten

2

Mandat zuordnen

Absender, Telefonnummer und Inhalt bestimmen die Mandantenakte. Unsichere Zuordnungen legt das System zur Bestätigung vor.

Erfasst

NameErika Musterfrau

MandantNr. 10002

ThemaESt-Vorauszahlung Q3

DringlichkeitMittel

3

Aufgabe ableiten

Wo etwas zu tun ist, entsteht eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Fälligkeit.

Aufgabenvorschlag

Beleg nachfordern · Herr Berg · Fr 10:00

BestätigtÄndern
4

Stand dokumentieren

Jeder Schritt ist in der Mandantenakte nachvollziehbar, auch bei Urlaub und Vertretung.

Erika Musterfrau

Zusammenfassung: Frage zur ESt-Vorauszahlung Q3

Fr 10:00 Rückruf Herr Berg

ESt Q3/2026 · 2.620 € In Klärung

Mandantenportal

Ein eigener Zugang für jeden Mandanten.

Mandanten sehen ihre Fälligkeiten, offenen Belege, Dokumente und Lohnauswertungen und laden Belege direkt mit dem Smartphone hoch. Statusanfragen per Telefon und E-Mail gehen dadurch spürbar zurück.

Mandantenportal

Beispiel Bäckerei e.K.

Nächste Zahlung

8.380 €

Finanzamt
Nidda (für Friedberg)
Verwendungszweck
USt 09/2026
Status
Überfällig
Beleg hochladen

Mandantenportal

Beispiel Bäckerei e.K.

Nächste Zahlung

8.380 €

Finanzamt
Nidda (für Friedberg)
Verwendungszweck
USt 09/2026
Status
Überfällig
Beleg hochladen

Nachricht von Ihrer Kanzlei

Bitte laden Sie die Kassenberichte für September hoch.

Rechner

Was die Organisation Ihre Kanzlei jeden Monat kostet.

Tragen Sie die Werte Ihrer Kanzlei ein. Das Ergebnis zeigt die eingesparten Stunden je Bereich.

Ihre Kanzlei

≈ 69 Stunden pro Monat

≈ 2.410 € Personalkosten pro Monat

28.917 € pro Jahr

rund 1,6 Stunden je Mitarbeiter und Woche

entspricht rund 9 Arbeitstagen pro Monat*

  • Belegnachforderung12,8 h
  • Fristen und Zahlungstermine10,8 h
  • Statusanfragen von Mandanten4,3 h
  • E-Mail-Eingang21 h
  • Mandatsaufnahme und Abrechnung9,2 h
  • Interne Abstimmung10,8 h

* Annahme: 8 Stunden je Arbeitstag. Beispielrechnung mit 21 Arbeitstagen pro Monat.

Erstgespräch · 30 Minuten

Sehen Sie sich das System mit Ihren eigenen Abläufen an.

Aus der Praxis

Mehr Zeit für Mandanten und Erklärungen.

  • 5 bis 10 Std. mehr Zeit pro Woche
  • 3 bis 4 Erklärungen mehr pro Woche
  • Kein verpasster Anruf in drei Monaten
„Wir mussten in drei Monaten keinen einzigen verpassten Anruf zurückrufen. Das hatten wir vorher nicht.“

Christian V., Steuerberater

DATEV

Ergänzt DATEV. Ersetzt es nicht.

Buchhaltung, Erklärungen und Abschlüsse bleiben in Ihrer Kanzleisoftware. Das Kanzleigedächtnis übernimmt die Organisation rund um das Mandat: Kommunikation, Fristen, Belege, Aufgaben und Zahlungserinnerungen.

Bleibt in DATEV

DATEV

  • Finanzbuchhaltung
  • Steuererklärungen
  • Jahresabschlüsse

Im Kanzleigedächtnis

Kanzlei­gedächtnis

  • Mandantenkommunikation
  • Fristenkontrolle
  • Belegmanagement
  • Aufgaben

Mandanten­stammdaten

werden übernommen und abgeglichen

Einführung

In drei Wochen im Einsatz. Die Einrichtung übernehmen wir.

1

Woche 1 · Analyse

Wir nehmen Ihre Abläufe, Zuständigkeiten und Sonderfälle auf.

2

Woche 2 · Einrichtung

Wir übernehmen Ihre Mandantenstammdaten und richten Fristen, Erinnerungen und Vorlagen auf Ihre Kanzlei ein.

3

Woche 3 · Start

Ihr Team arbeitet mit dem System. Wir begleiten die ersten Wochen und passen an, was in der Praxis anders läuft.

„Sie erhalten ein fertig eingerichtetes System und feste Ansprechpartner, die Ihre Kanzlei kennen.“

Sicherheit und Datenschutz

Aufgebaut für die Verschwiegenheitspflicht.

Mandantendaten unterliegen dem Berufsgeheimnis. Entsprechend sind Hosting, Zugriffe und Verarbeitung geregelt.

DSGVO-konform

Mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Hosting in der EU

Alle Daten werden in der EU gespeichert und verarbeitet.

Rollen und Rechte

Mitarbeiter sehen, was sie für ihre Mandate brauchen. Mandanten sehen nur ihre eigenen Daten.

Kein Training mit Ihren Daten

Mandantendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Verschlüsselung

Bei der Übertragung und bei der Speicherung. Sitzungen laufen automatisch ab.

Freigabe durch Ihr Team

Automatische Zuordnungen und Entwürfe werden von Ihrem Team bestätigt, bevor sie wirken.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zusätzlicher Schutz für Kanzlei- und Administratorzugänge.

Auskunft und Löschung

Betroffenenrechte je Mandant direkt aus der Akte erfüllen.

Erstgespräch · 30 Minuten

Sehen Sie sich das System mit Ihren eigenen Abläufen an.

Finn Helmdach, Gründer von uFlow Digital

Über uns

Aus Kaarst, für Kanzleien in ganz Deutschland.

uFlow Digital baut seit 2023 KI-Assistenten für den Mittelstand. Über 50 Betriebe arbeiten mit unseren Assistenten und vereinfachen ihren Arbeitsalltag. Aus der Arbeit mit Kanzleien ist das Kanzleigedächtnis entstanden: weil wir gesehen haben, dass ein Kanzleigedächtnis der Mehrwert für unsere Kunden ist.

Finn Helmdach, Geschäftsführer uFlow Digital

FAQ

Häufige Fragen.

Sehen Sie sich das Kanzleigedächtnis in 30 Minuten an.

Wir zeigen Ihnen die Plattform mit Beispieldaten und besprechen, wie Ihre Kanzlei damit arbeiten würde.

  • Kostenfrei
  • Unverbindlich
  • 30 Minuten
  • Mit Beispieldaten